Dengan menggunakan Mecha HRIS, perusahaan bertanggung jawab atas kebenaran data karyawan yang dimasukkan dan atas pemberian hak akses kepada penggunanya. Akun karyawan dibuat dan dikelola oleh perusahaan (pemberi kerja).
Pengguna dilarang menyalahgunakan layanan, mencoba mengakses data perusahaan lain, atau mengganggu keamanan sistem. Ketentuan lengkap mengikuti perjanjian berlangganan antara Mecha HRIS dan perusahaan.